delovaya_perepiska

Настоящее время ― это время стремительных перемен.

На каждого из нас ежедневно, словно цунами, обрушивается огромный информационный поток. SMS, электронные деловые письма от партнёров, заказчиков, предложения поставщиков, информационные E-mail рассылки...

Чтобы не захлебнуться в этом потоке, человек выработал стойкий иммунитет от изобилия информации ― выставил защиту от SPAM, которая отправляет в корзину ВСЁ, что считает "мусором", а порой в эту корзину улетает важная, полезная и необходимая для нас информация.

Как в этом потоке не пропустить важное для нас письмо и как сделать так, чтобы отправленное нами письмо было открыто получателем и он ознакомился с важной для него информацией?

Просто соблюдайте этику и правила деловой переписки, грамотный и удобный стиль письма и приучайте к этим правилам Вашего партнера, коллегу, заказчика или поставщика.

 

Деловая переписка.

5 шагов на пути к успешному взаимовыгодному сотрудничеству.

 

1 шаг к созданию положительного впечатления о Вас, 

как об авторе письма.

Заполняйте правильно поле "Кому".

Уверена, что хоть 1 раз в своей жизни Вы получали письмо с наличием в поле "Кому" более адресата.

Сколько их было у Вас 5 ... 10 ...... 15........................ а может 96! Да, именно, 96! Такое количество адресов было в поле "Кому" письма, полученного на днях. Автор письма поистине рекордсмен! Когда получаешь такое письмо, то понимаешь ― ты, да и все, кто был с тобой в этом длинном списке НЕ ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ, а предложение отправителя увы не персонально.

И какой бы удивительной, ценной, важной не была информация в этом письме сразу теряешь интерес [к письму],  уважение [к отправителю] и хочется отправить его [письмо] в корзину или SPAM, а отправителя Вы сами понимаете куда. Что я и сделала. Отправила письмо в SPAM!

Когда мы отправляем письмо мы хотим, чтобы его не просто получили и прочитали. Мы хотим получить на него  ОТВЕТ!

Поэтому следуйте простому правилу при отправке письма сразу нескольким получателям:

  • если от адресата требуется действие, то указывайте его электронный почтовый адрес в поле  "Кому",
  • если Ваша информация будет важна, необходима или полезна еще другому получателю [например, представителю той же компании], то ставьте его электронный почтовый адрес в "Копию".

Правильно:

"Кому": info@studio-ard.kz

"Копия": Lana@studio-ard.kz

Помните: при отправке информационной рассылки уважайте ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ получателя ― отправляйте ему персональное письмо. Вы же хотите, чтобы Вас выбрали? Тогда указывайте в поле "Кому" только 1 адресата и исключите функцию "Копия".

Примечание: Если хотите увидеть Ваше письмо "глазами получателя", то поставьте свой адрес в поле "Копия" и Вы будете поистине удивлены увиденному.

 

 2 шаг к созданию положительного впечатления о Вас, 

как об авторе письма.

Указывайте  "Тему" письма.

Приведу несколько примеров, полученных мною, писем-заявок [примечание: это 1 письмо от отправителя] с мыслями-комментариями, которые меня посетили в момент прочтения "Темы":

  • "от Земфиры"* [ВАУ! Письмо от певицы Земфиры!!!]
  • "тест"* [Мне прислали тест на беременность? IQ?]
  • "конверт"* [С чем конверт и стоит ли его открывать, а вдруг там вирус?????]
  • "заяака на участие" и "кас.тренинга"* [Перед прочтением письма сначала необходимо прогуглить что такое "заяака" и "кас.тренинга"]
  • "Корпаративный тренинг для сотрудников"* [Так и хочется исправить ошибку]
  • "Запрос на корпоративные тренинги"* [Ну вот и ОНО!!!! Уже понятно и можно открывать!] 
"Тема" письма говорит получателю об информации находящейся в Вашем письме, о его важности для него и срочности открытия. То, что Вы напишите в "Теме" письма обеспечит его открывание и своевременное прочтение получателем или отправку в корзину.

Правильно:

Тема: Важно и срочно [Заявка на участие в тренинге "Тайм-менеджмент. Жизнь вне рамок 24 часа"]

Помните: "Тема" письма должна начинаться с БОЛЬШОЙ буквы! И перед отправкой письма проверьте всё на орфографические ошибки!

 

3 шаг к созданию положительного впечатления о Вас, 

как об авторе письма.

Указывайте в "Теле" письма имя получателя.

Обращайтесь по имени [имени и отчеству] к получателю письма, этим Вы проявляете уважение и сообщаете о том, кому именно предназначена информация.


P.S. Заканчивая письмо, обязательно попрощайтесь, поставьте свою подпись [фамилия, имя, отчество, должность, компания] и укажите вашу контактную информацию [адрес, телефон, e-mail,  адрес сайта...].


Пусть Ваши письма радуют Ваших читателей!

С уважением, Лана Хайли, директор и бизнес-тренер "Студии ARD" ― студии персонального и бизнес развития.

E-mail: Lana@ studio-ard.kz

Сайт: www.studio-ard.kz


* примеры взяты из реальной переписки.